Primeiro vamos entender o mínimo para que não tenhamos estresse com a contratação de um desenvolvedor e para que o sistema tenha um objetivo. Sim, para que tenha um objetivo, ou será que na sua empresa não tem um sistema que imprime relatórios que ninguém sabe pra que serve?
Sigamos alguns passos simples:
1. O que eu quero?
Parece fácil, mas muita gente não sabe o que quer. Então a primeira coisa dentro dessa pergunta para ajudar a direcionar a resposta é que você pode querer controle ou você pode querer gerenciar. Sei que você pode dizer os dois, mas isso nunca fica pronto da noite pro dia, portanto, defina uma prioridade.
Se seu objetivo é controle, primeiro crie um fluxograma de todo seu processo, alinhe com seu desenvolvedor e não fique mudando no meio do caminho, isso fará com que seu sistema tenha começo meio e fim, caso contrário esteja preparado para tornar o desenvolvedor um funcionário da sua empresa praticamente em full time.
Exemplificando, imaginemos o dono de um restaurante que está com medo de ser roubado por seus funcionários e cria um sistema de controle para que cada bebida seja registrada quando sai e quando chega do fornecedor, assim ele tenta garantir que não hajam desvios. Esse montará um sistema baseado em controles puramente.
Para uma empresa de serviços, os dois são importantes. Ter controle, pois normalmente o número de profissionais que entregam o produto são grandes e são o diferencial do negócio, mas também é importante gerenciar o negócio, pois normalmente por se ter muitos profissionais, espera-se que esses façam o trabalho estratégico de saber tudo que um BI saberia e infelizmente não é bem assim que acontece. Tudo depende de como seu pessoal está preparado.
Agora que você já sabe o que quer, responda:
2. Por que quero?
- Se a resposta for, por que vou melhorar minhas finanças com isso. Faça! Caso tenha dúvidas, você tem que fazer outra coisa, que são contas.
Muitos empresários investem uma fortuna em sistemas, antes mesmo de saber quando eles se pagarão, se realmente há essa necessidade ou se é um sonho de consumo, pois viu isso na empresa vizinha. Não cometa esse erro. Faça a conta se vale a pena investir no sistema agora e quando isso será retornado em forma de economia ou de lucro maximizado.
Uma vez definido o que quer e pra que quer, vamos responder o seguinte:
3. Quando quero?
- Se a resposta é ontem, vale a pena verificar sistemas prontos e de repente mudar seu processo para se adaptar ao sistema. Um sistema customizado, pode demorar muito, principalmente se você contratar empresas menores com contratos muito flexíveis.
- Se tem tempo para receber o sistema, então customize-o, colocando alguém que entende muito bem o processo da sua empresa para trabalhar junto ao desenvolvedor. Essa pessoa terá a função de não permitir mudanças no processo e repassar claramente como funciona a empresa para que o sistema seja perfeito pra ela.
Acredito que com essas pequenas reflexões você seja capaz de tomar a decisão certa de como tornar a informática uma coisa positiva, pois para muitos é uma evasão de dinheiro sem previsão de fim e sem retorno algum, apenas o controle pelo controle.