Controle, como função administrativa, é segundo Chiavenato medir e avaliar o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos.
Embora seja uma última etapa, ele deve ser feito de forma simultânea, acompanhando os demais processos, pois ele tem como objetivo a correção de falhas e a prevenção para não repetição delas.
Muitas empresas pensam que possuem um controle sobre seu negócio. Aliás muitos gestores não sabem se quer usar essa ferramenta, pois não tem métrica para avaliar seus funcionários, sendo assim, não há controle, há no máximo um acompanhamento de tarefas, e um controle restritivo que inibe algumas atitudes ou controle de regulação que mantém as coisas em constante funcionamento, esses dois não são o controle que estamos falando.
Para se fazer um controle adequado é necessário:
1. Estabelecer padrões. Se uma empresa não estabelece padrões, não pode cobrar do colaborador um resultado, afinal, qual era o padrão a ser atendido? Você pode criar diversos tipos de padrões, para exemplificar posso citar: padrões de qualidade, padrões de quantidade, padrões de custo, padrões de tempo e etc. Muito importante definir uma meta para os padrões escolhidos.
2. Avaliação do desempenho. Nada mais é do que avaliar e mensurar o que está sendo feito.
3. Comparação do desempenho com o padrão escolhido. Uma vez que você escolheu um padrão a ser atingido e avaliou o que foi feito, aqui é o momento de compará-los.
4. Ação corretiva. Aqui ela só entra em ação se existiu uma discrepância entre o padrão estabelecido e o atingido, caso contrário não há ação a ser tomada.
A única forma de se obter um controle é criando esses passos lógicos acima citados. É muito comum gestores - principalmente de pequenas empresas - pensarem que ter o controle é só tomar cuidado para que tudo funcione e não ser "roubado", mas está errado, a medida que a empresa cresce suas preocupações se tornam mais amplas que isso, então estabelecer padrões é algo muito importante a ser feito desde o inicio o que fará com que os colaboradores já comecem sabendo quais objetivos tem que atender.
Existem princípios básicos que o controle deve obedecer e vale a pena citá-los, que são:
1. Princípio do objetivo: O controle deve se basear nos objetivos da empresa, corrigindo falhas que estejam impedindo o alcance deles.
2. Princípio da definição dos padrões: O controle se baseia em padrões estabelecidos no planejamento, sendo assim eles são o critério para medir o futuro desempenho.
3. Princípio da Exceção: Taylor criou esse princípio que ao meu ver é um dos melhores, onde ele diz que o administrador deve se preocupar com as coisas que andam mal e não que andam bem, ou seja, ele deve focar sua atenção as exceções, que são as variações mais sérias e não sobre as situações normais que ocorrem dentro do padrões estabelecidos.
Toda empresa deve ter controle e mais, o controle deve ser distribuído em seus diversos estabelecimentos, com objetivos e princípios adequados para cada setor. Pode se criar padrões de qualidade de um produto o que faria que isso fosse um controle do departamento de produção, mas pode-se criar padrão de atendimento ao cliente em uma empresa de serviço onde o controle focaria no departamento de RH e treinamento, entre outros departamentos que isso pode ser aplicado, como financeiro, estoque e etc.
Embora seja um assunto claro ele foi bem teórico, necessitando de minha pesquisa em livros, no entanto, vale a pena reforçar a ideia de controle aqui. Se você quer ter controle sobre qualquer coisa, crie um padrão a ser atingido, direcione seus esforços a ele, acompanhe o desenrolar do processo, meça e compare se o atingido foi longe, perto ou em cheio sobre o padrão estabelecido, e por fim, corrija as falhas se houver. Não há segredo, somente é necessário um raciocínio lógico que não vejo em muitos lugares hoje, por existir empresas que vão crescendo e "vendo o que acontece", ou seja, não sabem qual sua razão de ser dentro da sociedade, e essas empresas nunca serão grandes diferenciais no mercado.Espero que tenham gostado, aqui encerro a saga do PODC, muitos outros assuntos de administração virão, pois adoro o que faço e adoro compartilhar.
Se quiser ler os demais posts sobre esse assunto, selecione-os abaixo:
Introdução (Parte 1)
Planejamento (Parte 2)
Organização (Parte 3)
Direção (Parte 4)
Controle (Parte 5 Final - você está nesse)
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