Sente que 70% do que é dito na reunião é esquecido minutos depois de sair dela?
Calma, vamos pensar juntos em uma forma de melhorar as reuniões.
Para fazer uma reunião eficaz, estipulei 4 passos. Lembre-se, aqui você não encontra a verdade absoluta, você encontra uma forma de melhorar a produtividade dessa tarefa tão importante. Veja abaixo os passos que notei e acredito ser uma grande ferramenta para lhe ajudar no futuro:
1. É preciso fazer essa reunião?
Essa deve ser a primeira pergunta a se fazer. Quantas vezes fornecedores tentam agendar reuniões para lhe mostrar algo que você pode ver muito bem do seu laptop? Enfim, aprender dizer não é o primeiro passo. Se a reunião não visa chegar a um consenso, nem a comece.A reunião pode e normalmente tem alguns desses objetivos: mostrar algo novo, ensinar algo, discutir um problema ou procedimento, receber contribuições dos que estão na reunião.
Se for pra fazer a reunião e somente você falar, verifique qual dos objetivos acima você está procurando atingir com a reunião e repense se não há outra forma de fazê-lo sem a reunião. Se mesmo assim ela for necessária, tenha o por quê dessa necessidade bem claro na sua cabeça e conduza a reunião para saná-lo.
2. Definir o alvo
Muitas reuniões não tem um alvo claro. Eu penso que é mais produtivo ter uma reunião por semana com temas diferentes, do que uma no mês com 4 temas de uma única vez. Infelizmente nem todo mundo presta atenção como deveria na reunião, então se você tratar por tema, é mais fácil ficar na cabeça. Por exemplo, hoje você fará uma reunião com os empregados para falar de "segurança no trabalho", passará toda reunião falando sobre isso, como melhorar, como evitar acidentes e etc., na pior das hipóteses quando perguntarem para aquele funcionário que nunca presta atenção, o que foi dito na reunião, no mínimo ele falará "algo sobre segurança", isso já é uma vitória em alguns grupos.Se você pensa que um alvo é muito pouco para sua reunião, talvez você não esteja esmiuçando o problema como deveria. Sugiro para isso, utilizar o diagrama de causa e efeito, também conhecido como espinha de peixe.
Veja a explicação e o exemplo abaixo e utilize essas categorias para esmiuçar de fato o seu problema.
Veja como um simples café da manhã de funcionários, pode ser problematizado.
Nota: Ao definir o "alvo", envie no informe da reunião o assunto alvo, para que os participantes se preparem e já venham com soluções e problematizações para ajudar na discussão.
3. Atribuir tarefas para fixação
Lembra quando na escola existia os exercícios de fixação, em uma reunião você pode fazer isso, principalmente se estiver falando de melhoria de processo nela. Pegue pessoas aleatórias da reunião e atribua alguma contribuição para a próxima reunião. Lembre-se de lembrar os participantes da reunião, que você conta com eles para soluções e não somente que executem o que você propõe. No exemplo acima, você poderia colocar alguém para apressar as compras em dias de chuva, outro para pegar o dinheiro um dia antes com o financeiro e etc., e depois lembre-se de cobrar. Os envolvidos na reunião, não são ouvintes em uma palestra!4. Termine a reunião com novos objetivos
Se você foi capaz de achar um problema pra resolver, acredito que você seja capaz de verificar se o problema foi sanado. Então o passo posterior a reunião é medir se o que foi proposto na reunião está funcionando e contribuindo para a solução. Se estiver dê um feedback à todos mostrando que a reunião foi eficaz. Se não estiver dando certo, explique o por que e agende outra reunião. Sua missão com a reunião é solucionar algo e não cumprir o papel de gerente, diretor ou qualquer outro cargo. Lembre-se, você é adulto e não quer um dia apenas dizer "eu avisei na reunião que isso ia acontecer". Corra atrás de evitar o problema.Acredito que seguindo esses passos e com a sua experiência, irá conduzir melhor ainda suas reuniões.
Forte abraço e sucesso.