A organização, segundo Chiavenato, significa estruturar os órgãos e cargos da empresa para cuidar dos recursos empresariais, definir as relações de autoridade e responsabilidade entre eles e estabelecer métodos e processos de trabalho, bem como regras e regulamentos necessários para a atividade organizada.
Nessa etapa, a empresa deve criar seu organograma (se for adotar o modelo clássico de gestão) e departamentalizar a empresa, escolhendo entre departamentalizar por funções, produtos, região geográfica ou por processo, que veremos mais detalhado cada item em outro post.
Qual a importância de estruturar bem os cargos de uma empresa?
Saber colocar cada peão no seu lugar certo do tabuleiro, é uma tarefa difícil, mas muito importante em uma empresa de serviços.
Diferentemente de uma indústria, onde se usa muito gerenciamento de uma equipe para produção, outra para venda, outra para a parte financeira e etc., na empresa de serviço isso se mistura um pouco, mais ainda se a empresa é de pequeno porte ou familiar, já que todo mundo faz um pouquinho de tudo e não fica claro quem foi o responsável pelo crescimento da empresa. Nesse caso o entendimento é de "time", pois não foi o vendedor que vendeu mais, ou o marketing que fez corretamente sua propaganda e sim a equipe inteira é avaliada e muitas vezes colocados todos no mesmo pote, o que considero errado, pois tudo é capaz de se mensurar, desde que haja uma métrica correta.
O que se vê é aquele movimento natural, onde o melhor funcionário, se torna o gerente e ai vai galgando dentro da empresa com ou sem habilidades necessárias e na maioria dos casos você perde um executor de primeira para se tornar um gerente de quinta categoria.
Esse item é extremamente importante, pois em uma empresa de serviço, o desempenho da mão de obra é o que dirá se o funcionário irá evoluir ou não, porém ele não desempenhará com o mesmo afinco, se a motivação não for trabalhada, afinal, o serviço para ser entregue depende muito dele, mais do que um refrigerante que em sua produção hoje em dia, quase não tem interação humana. Nesse caso, uma promoção errada, pode acabar com a motivação da equipe inteira.
Certifique-se de colocar os profissionais certos nos cargos certos, essa é a frase da vez. Parece uma verdade básica dita como ciência, e é! Mas o que acontece é que ainda vejo muitas empresas, criando o funcionário, colocando primo/prima, tio/tia, vizinho e etc., para os cargos que poderiam ser trabalhados pelos funcionários que hoje estão na empresa.
Veja, não há mal em colocar parentes na empresa (embora eu ache que sim), o mal aqui é colocar pessoas despreparadas para guiar sua empresa. Não é por que confia no seu primo, que ele será seu gerente financeiro, pode nunca roubar de você, mas pode ser um gastão que libera todos pagamentos sem critério, lhe trazendo um prejuízo do mesmo jeito. Coloque na sua empresa o que tem de melhor, se for seu parente ótimo, se não, não coloque, pessoas mais ou menos trazem resultados mais ou menos.
Veja algumas dicas para organizar sua empresa e começar da forma certa ou corrigir algumas coisas:
1 - Avalie o processo inteiro da sua empresa, monte um organograma que tenha a ver com seu negócio (detalhe sobre organograma? clique aqui) e escolha bem quem estará em cada cargo, principalmente se seu negócio está começando agora. Escolher bem seu time é complicado e importantíssimo, pois dando certo ou não, são as pessoas que estarão sempre ao seu lado. Se você sentir que está errado, que determinado profissional não deveria estar na função, assuma como gestor e tire-o do cargo, manter um profissional que não serve para um cargo é prejudicial em esferas muito maior do que só não completar a tarefa como deveria.
2 - Após definir quem faz o quê, apresente de forma global a cada um o que a empresa espera de cada cargo e coloque metas por setor. O diretor que coloca metas para a equipe de vendas, mas não coloca uma meta ao comprador, é como a criança que tenta colocar água do mar no buraquinho de areia na praia, às vezes enche às vezes não, porque a areia absorve a água, uma compra mal gerida absorve seus lucros que poderiam ser maiores.
3 - Tão importante quanto criar as metas é conferir de tempo em tempo. Isso fará com que todos recordem o que a empresa espera deles e qual o planejamento maior está envolvido essa sua tarefa. Com o tempo o profissional esquece a importância do seu trabalho e quando não há feedback ele não tem mais aquele senso de "ser" dentro da empresa, e começa a trazer menos resultados.
Esse tema é bem mais simples, ele não exige grandes conceitos para se criar os cargos, definir os processos e diretrizes, mas exige extremo bom senso administrativo do empresário, o grau de interesse em crescimento e o quanto ele conhece sua equipe. Se colocar alguém de fora para reestruturar sua empresa dificilmente dará certo, portanto, faça você mesmo suas pequenas mudanças se perguntando:
Os profissionais tem as características ideais para os cargos que ocupam?
Ele trazem resultados ainda?
Quantos projetos e propostas de melhoria trouxeram nos últimos 12 meses?
Quando faço promoções ou mudo pessoas de função, a equipe percebe que foi uma decisão acertada ou sentem que aqui quem decide não tem critério? Qual foi meu critério?
Com esses questionamentos respondidos, siga sem medo de ser feliz, pois sua empresa estará ORGANIZADA.
Espero que tenha saído algum aprendizado com essa leitura. Caso queira me propor algum tema ou até mesmo compartilhar suas ideias e se apresentar, por favor não deixe de me encaminhar seu e-mail e compartilhar esse post.
Caso queira ver mais posts ainda sobre esse tema, clique abaixo:
Introdução (Parte 1)
Planejamento (Parte 2)
Organização (Parte 3 você está nesse)
Direção (Parte 4)
Controle (Parte 5 Final)
Forte abraço e até mais.